Tietosuojaseloste – Stora Enson metsänomistaja- ja yksityisasiakasrekisteri
18.11.2020
1 Tarkoitus
Tämän tietosuojaselosteen on tarkoitus tarjota sinulle, tietosuojalainsäädännön tarkoittamalle rekisteröidylle, tietoa siitä, miten Stora Enso rekisterinpitäjänä käsittelee henkilötietojasi. Tutustuthan selosteeseen huolellisesti ennen kuin luovutat henkilötietojasi Stora Ensolle. Yksityisyytesi ja henkilötietojesi suojaaminen on Stora Ensolle tärkeää, ja autamme sinua mielellämme kaikissa tietojesi suojaamiseen ja oikeuksiesi toteuttamiseen liittyvissä kysymyksissä. Älä siis epäröi ottaa yhteyttä meihin, jos sinua mietityttää jokin tässä tietosuojaselosteessa mainituista tai muutoin henkilötietojesi käsittelyyn liittyvistä asioista. Yhteystiedot löydät alta kohdasta 2. ”Rekisterinpitäjä”.
2 Rekisterinpitäjä
Stora Enso Oyj ja sen tytäryhtiöt ovat yhteisrekisterinpitäjiä yhdessä käsiteltävien ja yhteisten henkilötietojen osalta. Stora Enso Oyj ja siihen kuuluvat yhtiöt jakavat keskenään rekisterinpitäjän vastuut ja velvollisuudet sen mukaan kuin on tarkoituksenmukaista kussakin tilanteessa. Yleisesti ottaen Stora Enso Oyj vastaa (i) IT-järjestelmien toimivuudesta ja turvallisuudesta, (ii) konsernin tietosuoja- ja IT-politiikoista, suosituksista ja ohjeista sekä (iii) siitä, että globaalit henkilötietorekisterit ovat lainmukaisia soveltuvien henkilötietolakien suhteen, kun taas tytäryhtiöt vastaavat (i) omalta osaltaan järjestelmien henkilötietojen oikeellisuudesta, täsmällisyydestä ja täydellisyydestä sekä (ii) siitä, että paikalliset henkilötietorekisterit, järjestelmät ja prosessit ovat soveltuvien paikallisten ja EU-lakien mukaisia. Lisätietoa tytäryhtiöistä löytyy täältä.
Riippumatta siitä, kuka rekisterinpitäjä on kussakin tapauksessa, rekisteröidyt voivat aina käyttää oikeuksiaan kääntymällä Stora Enso Oyj:n puoleen seuraavia yhteystietoja käyttäen:
Osoitetiedot:
Stora Enso Oyj
Kanavaranta 1
P.O. Box 309
FI-00101 Helsinki
Finland
Sähköposti:
data.privacy@storaenso.com
Puhelinnumero:
+358 20 46 131
3 Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Peruste sille, että keräämme ja hyödynnämme henkilötietojasi on useimmiten sopimus, joka on syntynyt sinun ja Stora Enson välille. Tällainen sopimus syntyy esimerkiksi rekisteröityessäsi verkkopalvelujemme käyttäjäksi, tilatessasi jonkin tuotteen verkkokaupastamme, tai neuvotellessasi tai solmiessasi puukauppaa koskevan sopimuksen. Joidenkin henkilötietojen antaminen Stora Ensolle on välttämätöntä, jotta voit solmia sopimuksen Stora Enson kanssa. Mikäli et toimita tietoja Stora Ensolle, emme välttämättä voi aloittaa tai jatkaa palveluiden tarjoamista tai muuta sopimussuhdetta kanssasi.
Stora Enso voi käsitellä tietojasi myös niin kutsutun oikeutetun edun nojalla. Tällainen oikeutettu etu on olemassa, kun Stora Ensolla on joku asiallisesti perusteltu, liiketoimintaan, asiakassuhteen ylläpitämiseen ja kehittämiseen liittyvä syy tietojen keräämiseen tai hyödyntämiseen, tai jos Stora Enso haluaa tarjota sinulle tietoa mahdollisesti sinua kiinnostavista tai muutoin ajankohtaisista aiheista. Oikeutettu etu toimii perusteena myös silloin, kun keräämme tietoja metsätilan muista osakkaista kuin puukauppasopimuksen osapuolena olevasta henkilöstä. Stora Enso kerää myös tietojasi vieraillessasi toimipaikoissamme tai kohteillamme työturvallisuuden varmistamiseksi ja kehittämiseksi sekä väärinkäytösten estämiseksi. Joissakin tilanteissa oikeutettu etu liittyy lisäksi Stora Enson teknologisten ympäristöjen toimivuuden sekä tietoturvallisuuden varmistamiseen.
Stora Ensoon kohdistuu myös useita lakisääteisiä velvoitteita, joiden toteuttaminen vaatii henkilötietojen keräämistä ja säilyttämistä.Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi Stora Ensoon kohdistuvat vero-, kirjanpito-, puun alkuperä- ja tilintarkastusvelvoitteet, rahanpesun ja terrorismin ehkäisemiseen liittyvät toimet ja markkinoiden väärinkäytön ehkäisemiseen liittyvät vaatimukset.
Pyydämme sinulta erikseen suostumusta tietojesi käsittelyyn silloin, jos lainsäädäntö nimenomaisesti vaatii suostumuksesi pyytämistä tai jos Stora Ensolla ei ole esittää muuta perustetta tietojesi käsittelemiselle. Tyypillinen esimerkki suostumuksen pyytämiselle on esimerkiksi sähköpostimarkkinoinnin lähettämiselle sekä verkkosivujen evästeisiin pyydettävä lupa. Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen on usein mahdollista erilaisten verkkopalveluidemme käyttäjätilien kautta tai Stora Ensolta vastaanottamasi sähköpostiviestin alareunassa olevia ohjeita noudattaen. Voit peruuttaa suostumuksesi myös ottamalla yhteyttä Stora Ensoon kohdan 11 mukaisesti.
Metsänomistaja- ja yksityisasiakasrekisteritietojen ylläpitäminen on siis tarpeen, jotta voimme tarjota sinulle sen palvelun tai tuotteen, josta olemme kanssasi sopineet, tai muutoin huolehtia, että kanssasi solmittu sopimus täytetään oikein. Rekisteriä tarvitaan myös laajemmin tehokkaan markkinoinnin, uusasiakashankinnan, viestinnän ja myyntitoiminnan, asiakassuhteiden ja asiakastyytyväisyyden ja -kokemuksen parantamiseksi, palveluiden ja palvelukanavien kehittämiseksi sekä toimitusten hallinnan mahdollistamiseksi. Lisäksi rekisteriä hyödynnetään tiedottamiseen, tilastointiin ja raportoimiseen. Asiakassuhteessa kertyvien tietojen avulla voimme määritellä tarkemmin millaisia asiakastyytyväisyyteen ja myyntiin liittyviä toimenpiteitä erilaisiin asiakkaisiimme on syytä kohdistaa. Kun hyödynnämme tietojasi tämän tyyppiseen yleisempään liiketoiminnan kehittämiseen, pyrimme mahdollisimman pitkälle hyödyntämään tietoja sellaisessa muodossa, josta sinua ei voida suoraan tunnistaa.
Saatamme ryhmitellä asiakkaitamme tiettyihin segmentteihin niiden tiedojen perusteella, joita olemme heistä keränneet sekä julkisista lähteistä saataviin tietoihin. Segmentointi tapahtuu hyvin yleisellä tasolla ja huolehdimme aina, että se perustuu asiallisiin kriteereihin, jotka eivät ole syrjiviä. Lisäksi segmentoinnissa hyödynnetään henkilötietojasi vain hyvin rajoitetusti. Emme koskaan käytä koko asiakasprofiiliasi segmentointitarkoituksiin. Tämä ryhmittely mahdollistaa sen, että pystymme paremmin kohdentamaan sinulle palveluiden sisältöä, palautekyselyitä, tapahtumia ja markkinointia, kanta-asiakasohjelmia sekä muuta kommunikaatiota. Esimerkiksi vieraillessasi verkkosivuillamme, riippuen siitä, millaisia evästeitä olet sallinut selainasetuksissasi, voimme kohdentaa sinulle tiettyjä sisältöjä, jotka eivät ole automaattisesti näkyvissä jollekin toiselle verkkosivuston käyttäjälle. Kohdentaminen perustuu aiempiin vierailuihisi Stora Enson verkkosivuilla ja mahdollisesti myös muilla verkkosivuilla. Lisätietoja Stora Enson evästeiden käytöstä löydät Stora Enson kotisivuilta.
Asiakasryhmittely voi joltakin osin perustua henkilötietojesi automaattiseen käsittelyyn. Emme kuitenkaan käytä tietojasi sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon, josta olisi sinulle juridisia tai muita vaikutuksiltaan vastaavia seurauksia.
Saatamme nauhoittaa puhelusi palveluiden parantamiseksi ja laadun varmistamiseksi. Kerromme sinulle aina nauhoituksen käyttämisestä.
4 Rekisterin tietosisältö
Stora Enso voi kerätä ja käsitellä osana metsänomistaja- ja yksityisasiakasrekisteriä seuraavia tietoja:
1) Yhteystiedot, mukaan lukien nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja kielivalinta
2) Muut tarpeelliset identifiointitiedot, kuten kansallinen tunniste (sosiaaliturvatunnus), syntymäpäivä, y-tunnus ja pankkitilin numero
3) Sähköisiin palveluihin liittyvät tunnistautumis- ja käyttötiedot
4) Tarvittavat muut lisätiedot asiakkuuden yksilöintiin ja tehokkaaseen hallintaan, kuten kiinteistörekisterinumero ja maanomistus-, metsävara-, ja metsäverotiedot ja valokuvat ja paikannustiedot kohteista
5) Markkinointiin ja muuhun kommunikaatioon liittyvät tiedot, esim. kampanjahistoria, muu markkinointi,- vierailu- ja yhteydenpitohistoria, kiinnostuksen kohteet, julkaisujemme tilaustiedot
6) Tiedot, jotka liittyvät potentiaalisiin sopimuksiin ja neuvotteluihin sekä aiempiin tarjouksiin, sopimuksiin ja neuvotteluihin
7) Tiedot, jotka liittyvät maksukyvyn arvioimiseen, laskutukseen ja perintään
8) Asiakaspalautteet ja haastattelut sekä asiakkailta vastaanotetut raportit rikkomuksista
9) Tapahtumiin liittyvät tiedot, kuten ilmoittautumiset, ruokavaliota koskevat tiedot, osallistumistiedot
10) Pakotteisiin liittyvät tiedot (kansallisten lakien vaatimusten mukaisesti)
11) Tieto siitä, että henkilö ei halua vastaanottaa markkinointiviestejä lainkaan tai tietyn kanavan kautta
12) Asiakkaan käyttämään laitteeseen liittyvät tiedot ja verkkoselailutiedot liittyen erilaisten evästeiden käyttöön, kuitenkin vain siltä osin kuin asiakas on sallinut evästeiden käytön tai muutoin kyseisten tietojen keräämisen.
Rekisteri voi sisältää myös joitakin muita asiaankuuluvia tietoja, joita esimerkiksi itse kerrot Stora Ensolle.
Stora Enso ei kerää tietoja jotka liittyvät henkilön seksuaalisuuteen, seksuaaliseen suuntautumiseen, invaliditeettiin, rotuun, etniseen tai sosiaaliseen taustaan, uskontoon tai vakaumukseen, poliittiseen tai muunlaiseen yhteiskunnalliseen mielipiteeseen (pl. tapaukset, joissa nämä tiedot liittyvät henkilön asemaan liike-elämässä tai yhteiskunnallisessa roolissa ja tietoa voidaan pitää henkilön itse julkaisemana) tai kuulumiseen kansalliseen vähemmistöön, ellei tällaisen tiedon kerääminen ole välttämätöntä, jotta Stora Enso voi toteuttaa siihen kohdistuvan lakisääteisen velvoitteen.
Stora Enso ei myöskään tarkoituksellisesti kerää terveydentilaan liittyvää tietoa, mutta joissakin harvinaisissa tapauksissa tällaista tietoa voi välillisesti paljastua Stora Ensolle ruokavaliotietojen kautta, joita Stora Enso kerää esim. tapahtumailmoittautumisten yhteydessä.
Stora Enso ottaa henkilötietojen käsittelyssä aina huomioon soveltuvan kansallisen lainsäädännön ja käsiteltävät tiedot on aina rajoitettu niihin tietoihin, jotka ovat tarpeellisia kohdassa 3 kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta.
5 Säännön-mukaiset tietolähteet
Tiedot kerätään ensisijaisesti sinulta itseltäsi suoraan, tai ne syntyvät Stora Enson kanssa käymäsi yhteydenpidon ja palveluiden mukaan lukien verkkosivujen käytön ohessa. Lisäksi käytämme erilaisia virallisia julkisia tietolähteitä, kuten Metsäkeskusta, Maanmit-tauslaitosta ja Väestörekisterikeskusta. Joissakin tapauksissa saamme tietosi välillisesti jonkin toisen palvelun kautta, johon olet alun perin tietosi luovuttanut. Tällöin pyrimme sopimuksin varmistumaan siitä, että yhteistyökumppanimme, joilta tiedot saamme, on huolehtinut riittävällä tavalla sinun tietojesi suojaamisesta ja oikeuksiesi toteuttamisesta.
6 Henkilötietojen säilytysaika
Stora Enso ylläpitää, korjaa ja poistaa tarpeettomia ja vanhentuneita henkilötietoja säännöllisesti silloin, kun asiakassuhteesi tai muu vastaava yhteytesi Stora Enson kanssa on aktiivinen. Kun suhteesi Stora Ensoon ja yhteydenpito Stora Enson ja sinun välillä muuttuu passiiviseksi, Stora Enso säilyttää kuitenkin henkilötietojasi vielä tiettyjen ennalta määriteltyjen säilytysaikojen mukaisesti. Nämä säilytysajat perustuvat Stora Enson todellisiin tarpeisiin ja lakisääteisiin velvoitteisiin kuten kirjanpitoon liittyvien velvoitteiden täyttämiseksi. Pääsääntöisesti muut kuin lakisääteisesti säilytettävät henkilötiedot, poistetaan viimeistään silloin kun ne ovat olleet passiivisessa säilytyksessä viiden vuoden ajan ja asiakas- tai muun suhteen sinun ja Stora Enson välillä voidaan katsoa päättyneen. Lisätietoja henkilötietojesi säilytyksestä voit tiedustella kohdan 2 yhteystietoja käyttäen.
7 Tietojen säännön-mukaiset luovutukset
Stora Enson metsänomistaja- ja yksityisasiakasrekisterin tietoja luovutetaan tilintarkastajille, vakuutusyhtiöille ja erilaisille valtion viranomaisille ja muille vastaaville tahoille niiden lakisääteisten tehtävien hoitamista varten. Lisäksi liiketoimien yhteydessä tietoja voidaan luovuttaa pankeille.
Yleisen tason tietoja, joihin voi sisältyä joitakin henkilötiedoiksi luokiteltavia tietoja, kuten kiinteistönumero, voidaan luovuttaa erilaisille metsäteollisuuteen keskittyville yhdistyksille. Lisäksi voimme erityistapauksissa luovuttaa tietoja metsäalan toimijoille tutkimus- ja kehittämistarkoituksiin.
Tietojasi voidaan luovuttaa Stora Enso -konserniin kuuluville muille yrityksille tarkoituksiin, joita on kuvattu kohdassa 3.
Tiettyjä asiakastiedon käsittelyyn liittyviä toimintoja on ulkoistettu huolellisesti valituille ulkopuolisille palveluntuottajille Stora Enson sisäisten toimintojen tukemiseksi (kuten hakkuu-, kuljetus- ja metsäpalveluyrittäjät, IT-toimittajat ja markkinointipalveluja tuottavat palvelutoimittajat esimerkiksi tapahtumien, postitusten ja muun markkinoinnin yhteydessä). Huolehdimme tietosuojan toteutumisesta näissä tilanteissa asianmukaisin sopimusjärjestelyin. Lähtökohtaisesti siirrämme tietoja näille tahoille vain Stora Enson palveluiden toteuttamista varten, emmekä anna niille lupaa käsitellä tietojasi muihin tarkoituksiin.
8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Osa niistä tahoista, joille Stora Enso luovuttaa tietoa, tai jotka osallistuvat henkilötietojen käsittelyyn Stora Enson kanssa solmitun sopimuksen perusteella on sijoittautunut EU- alueen tai Europan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Tällaisissa tilanteissa Stora Enso rekisterinpitäjänä varmistaa, että tietosuojan riittävä taso ylläpidetään riittävien tietosuojamekanismien avulla, kuten EU:n komission mallisopimuslausekkein. Stora Enso -konsernin sisäisiä henkilötietoja varten konsernissa on luotu EU-komission mallilausekkeisiin perustuva sopimusrakenne.
Voit saada lisätietoa suojamekanismeista ottamalla yhteyttä Stora Ensoon kohdan 2 yhteystietoja käyttäen.
9 Tietoturva
Henkilötiedot Stora Enson tietojärjestelmissä on suojattu luvattomalta pääsyltä useiden eri tietoturvamekanismien avulla. Jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, joiden avulla he pääsevät tietojärjestelmään ja pääsy henkilötietoihin on rajattu koskemaan vain sellaisia henkilöitä, jotka tarvitsevat tietoja täyttääkseen työrooliinsa kuuluvat tehtävät tai tuottaakseen Stora Enson ja toimittajan välisen sopimuksen mukaisia palveluja.
Stora Enso ja sen tietojärjestelmä- ja palvelutoimittajat tarkkailevat tietoturvan toteutumista ja Stora Enson järjestelmäympäristön luotettavuutta ja koskemattomuutta ja ovat asentaneet teknisiä suojamekanismeja, joiden avulla ehkäistään ja havaitaan henkilötietoja uhkaavat tietoturvaloukkaukset.
Henkilötietojen tietoturva varmistetaan myös tietojen siirroissa ja luovutuksissa. Sovellettavat turvamekanismit vaihtelevat sen mukaan millaisesta tiedosta on kysymys, ja niihin voi kuulua mm. vastaanottajan vahva tunnistaminen ja tietojen salaaminen.
10 Oikeutesi henkilötietojen käsittelyssä
Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)
Voit pyytää Stora Ensolta tiedon siitä, mitä henkilötietojasi on tallennettu rekisteriin, sekä kopion näistä tiedoista. Pyydämme sinua ystävällisesti käyttämään tähän tarkoitettua lomaketta, joka löytyy tältä Tietosuoja-sivulta. Täytetyn lomakkeen tai vastaavilla tiedoilla täytetyn pyynnön voit toimittaa Stora Ensolle kohdan 11 mukaisesti.
Oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Sinulla on oikeus saada rekisterissä oleva, rekisterin tarkoituksen vastainen, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto oikaistuksi tai poistetuksi.
Sinulla on myös oikeus vaatia Stora Ensoa rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun odotat vastausta tietojesi oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön. Pyydämme sinua ystävällisesti käyttämään tähän tarkoitettua lomaketta, joka löytyy tältä Tietosuoja-sivulta. Täytetyn lomakkeen tai vastaavilla tiedoilla täytetyn pyynnön voit toimittaa Stora Ensolle kohdan 11 mukaisesti.
Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Kun perusteena tietojesi käsittelylle on Stora Enson oikeutettu etu, sinulla on oikeus vastustaa tällaista käsittelyä erityiseen henkilökohtaiseen tilanteeseen liittyen. Pyydämme sinua ystävällisesti käyttämään tähän tarkoitettua lomaketta, joka löytyy tältä Tietosuoja-sivulta. Täytetyn lomakkeen tai vastaavilla tiedoilla täytetyn pyynnön voit toimittaa Stora Ensolle kohdan 11 mukaisesti. Mikäli haluat vastustaa henkilötietojesi käsittelyä tällaiseen erityiseen syyhyn vedoten, pyydämme sinua yksilöimään syyn samalla kun ilmoitat Stora Ensolle vastustamista koskevan pyynnön.
Oikeus tietojen siirtoon
Sinulla on oikeus saada sähköisessä muodossa oleva kopio sellaisista henkilötiedoista, jotka on saatu suoraan sinulta itseltäsi ja joiden käsitteleminen perustuu sinun ja Stora Enson välillä solmitun sopimuksen valmistelemiseen ja toteuttamiseen tai henkilötietojen käsittely perustuu antamaasi lupaan. Joissakin tilanteissa, joissa olemassa oleva teknologia mahdollistaa tietojen siirron sähköisesti suoraan Stora Enson rekisteristä toisen rekisterinpitäjän järjestelmään, voit pyytää myös tällaisen tietojen siirtämisen toteuttamista.
Oikeus suostumuksen peruuttamiseen
Sinulla on oikeus koska tahansa peruttaa antamasi suostumus, mikäli henkilötietojesi käsittely on perustunut suostumukseesi.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Sinulla on rekisteröitynä oikeus tehdä valitus Tietosuojaviranomaiselle koskien Stora Enson henkilötietojen käsittelyä.
11 Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn tai rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä kysymyksissä ja asioissa voit olla yhteydessä rekisterinpitäjään. Rekisteröityjen oikeuksiin liittyvät pyynnöt pyydetään toimittamaan sähköpostitse osoitteeseen data.privacy@storaenso.com.
Stora Ensolla on oikeus kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä lainsäädännöllisillä perusteilla. Informoimme sinua aina myös siinä tapauksessa, että emme toteuta pyyntöäsi, sekä ilmoitamme kieltäytymisen perusteet
