Metsänomistaja on velvollinen laatimaan metsätalouden tuloistaan ja menoistaan tositteisiin perustuvat, vapaamuotoiset mutta selkeät metsäverotuksen muistiinpanot. Muistiinpanot tehdään kalenterivuosittain.
Muistiinpanoista on syytä löytyä ainakin seuraavat tiedot:
- Tulot ja menot päivämäärineen kirjattuna juoksevasti numeroituna
- Tulon tai menon laatu riittävän selvästi
- Tuloihin tai menoihin liittyvät arvonlisäverot eriteltynä
- Hankintakaupoissa työn osuus
- Jos on tehty metsätalouden matkoja, pitää matkoista laatia myös matkapäiväkirja. Siitä tulee ilmetä matkan juokseva numerointi, matkan päivämäärä, matkareitti, matkan tarkoitus, matkan pituus (km), matkakulut laskettuna verottajan ohjeen mukaan ja kuluun liittyvä mahdollinen arvonlisävero (esim. kun matka on tehty julkisilla kulkuneuvoilla)
Muistiinpanokirjaa ja tositteita ei liitetä veroilmoitukseen tai lähetetä verottajalle, vaan niitä ainoastaan säilytetään mahdollisen tarkastuksen varalta. Metsäverotuksen muistiinpanoja voi säilyttää myös sähköisesti, mutta metsänomistajan on oltava valmis toimittamaan ne pyydettäessä verottajalle paperisina.
”Muistiinpanoja tulee säilyttää viisi vuotta verovuoden päättymisestä.”
Verottaja valvoo muistiinpanojen ja veroilmoituksen oikeellisuutta pistokokein. Puun myyntituloista verovirasto saa tiedot puunostajilta.
Stora Enson eMetsän vero-osio korvaa paperilla tehtävät veromuistiinpanot ja veroilmoituksen täytön. Kun muistiinpanot on tehty, tiedot siirtyvät automaattisesti verolomakkeelle oikeisiin kohtiinsa. Tämän jälkeen ei tarvitse kuin tulostaa valmis lomake, tarkistaa se, allekirjoittaa ja lähettää verotoimistoon.
Palvelusta voi tulostaa veromuistiinpanoihin liitteitä, esimerkiksi ajopäiväkirjan. Kirjanpito säilyy eMetsässä, mutta metsänomistajan on silti säilytettävä paperitositteet ja kuitit viisi vuotta verovuoden päättymisestä.
